Co oznacza koszt pozyskania pracownika w agencji
W agencji wysyłającej ludzi do Holandii, Niemiec, Belgii czy Norwegii łatwo policzyć, ile kosztuje ogłoszenie. Trudniej odpowiedzieć, ile kosztuje osoba, która wsiadła do busa i została na kontrakcie. To drugie jest właściwym kosztem pozyskania, bo klient płaci za obsadzone stanowisko, a nie za liczbę zgłoszeń.
Różnica jest duża. Ogłoszenie, które daje sto zgłoszeń i pięć wyjazdów, bywa droższe od polecenia, które daje trzy zgłoszenia i trzy wyjazdy. Dlatego mianownikiem w rachunku jest zawsze liczba osób, które wyjechały i przepracowały ustalony wcześniej okres, nie liczba rozmów.
Marża agencji nad płacą to temat dla analityków rynku pracy tymczasowej. Właściciela i kierownika rekrutacji interesuje co innego: ile wydał, żeby klient miał obsadę, i czy może to powtórzyć w następnym miesiącu. Ten poradnik dotyczy właśnie tego drugiego rachunku.
Z czego składa się koszt jednego wyjazdu
Pełny koszt jest wyższy niż kwota z faktury za ogłoszenia. Poniższa tabela pomaga zebrać wszystkie pozycje, także te, których nikt nie wpisuje do arkusza, bo rozpływają się w pensjach zespołu.
| Pozycja | Co wliczyć | Kto ją zwykle pomija |
|---|---|---|
| Ogłoszenia i promocja | Opłaty za publikację, reklamy, wpisy w portalach, czas na przygotowanie treści. | Nikt, to pozycja najlepiej widoczna. |
| Czas rekrutera | Rozmowy telefoniczne, oddzwonienia, weryfikacja dokumentów, przekazanie umowy. | Małe agencje, bo to „po prostu praca”. |
| Koordynator i onboarding | Odbiór z lotniska lub busa, zakwaterowanie, pierwszy dzień na hali, instrukcje. | Agencje, które mają koordynatora w stałej pensji. |
| Transport i bilety | Przelot lub bus pokryty przez agencję do czasu zwrotu, powroty przy wcześniejszym końcu kontraktu. | Agencje, które liczą tylko kwoty już zwrócone. |
| Kwatera w dniach bez pracy | Opłata za pokój, gdy klient opóźnił start lub zakończył zlecenie. | Prawie każda, bo pojawia się później. |
| Odpadnięcia | Koszt osób, które odpadły przed wyjazdem lub w pierwszych dniach. | Ci, którzy liczą tylko osoby po wyjeździe. |
Ostatnie dwie pozycje najczęściej psują rachunek. Osoba, która zrezygnowała w dniu wyjazdu, zajęła czas rekrutera, bilet i miejsce w pokoju, a w kosztach pozyskania nie zostawiła po sobie śladu.
Jak policzyć koszt na osobę, która została
Weź jeden miesiąc i jeden kierunek, na przykład Holandię. Zsumuj wszystkie pozycje z tabeli dla tego miesiąca. Podziel przez liczbę osób, które wyjechały i przepracowały wybrany okres. Okres wybierz tak, żeby odpowiadał kontraktowi, na przykład cztery tygodnie dla pracy sezonowej.
Przykład na umownych liczbach, nie dane agencji ani stawka rynkowa. Jeżeli w miesiącu poszło 6000 zł na ogłoszenia, 5000 zł wyniósł czas rekruterów i koordynatorów, a 1000 zł koszt biletów i pustej kwatery, razem jest 12 000 zł. Gdy wyjechało 20 osób, a 16 przepracowało cztery tygodnie, koszt jednej osoby, która została, wynosi 750 zł. Przy liczeniu od liczby wyjazdów wyszłoby 600 zł, czyli pozornie o jedną czwartą taniej.
Ten sam rachunek powtórz dla drugiego kraju i dla innego stanowiska. Różnice zwykle pokazują, że jeden kierunek pochłania nieproporcjonalnie dużo czasu rekrutera, bo kandydaci dużo dopytują o termin albo kwaterę, a odpowiedzi nie ma w ofercie.
Porównanie źródeł kandydatów
Gdy masz koszt na osobę, która została, możesz porównać źródła. Poniżej kierunek, nie wynik, bo konkretne liczby zależą od twojej agencji.
| Źródło | Zwykle wyższy koszt wejścia | Zwykle niższe odpadanie | Na co uważać |
|---|---|---|---|
| Płatne ogłoszenia | Tak, płacisz za zgłoszenie | Niższe | Wiele zgłoszeń od osób, które nie spełniają wymagań. |
| Polecenia pracowników | Nie, płacisz premię po fakcie | Wyższe | Działają tylko, gdy ludzie są zadowoleni z kwatery i wypłaty. |
| Powracający pracownicy | Nie | Wyższe | Wymagają dobrych warunków na poprzednim kontrakcie. |
| Profil agencji z opiniami | Stały miesięczny koszt | Średnie do wyższego | Kandydat czyta opinie i sprawdza, czy odpowiadasz na zarzuty. |
| Pośrednicy i podwykonawcy | Prowizja za osobę | Zależy od pośrednika | Ryzyko opłat pobieranych od kandydatów, za które odpowiada agencja. |
Polecenia opisujemy osobno w poradniku program poleceń pracowników w agencji pracy, a pozostałe kanały naboru w tekście jak pozyskiwać pracowników fizycznych. Ogłoszenia o pracę kandydaci znajdą także na portalach takich jak jobinfo.pl, ale tam konkurujesz z wieloma ofertami naraz.
Gdzie kandydaci odpadają i ile to kosztuje
Odpadanie ma kilka etapów i każdy ma inną przyczynę. Zapisuj, na którym etapie kandydat znika, bo od tego zależy, co naprawić.
- Po zgłoszeniu, przed rozmową. Najczęściej opóźniony kontakt. Kandydat zgłosił się do trzech agencji, a pierwsza odpowiedź wygrywa.
- Po rozmowie, przed wyjazdem. Zwykle niejasna oferta. Brak stawki, kwoty potrąceń albo adresu kwatery sprawia, że kandydat sprawdza opinie i rezygnuje.
- W dniu wyjazdu. Pojawia się po zmianie terminu, kosztu biletu albo gdy ktoś z rodziny odradza wyjazd.
- W pierwszym tygodniu. Najczęściej różnica między ofertą a rzeczywistością: kwatera, godziny, wypłata.
Odejście w pierwszym tygodniu jest najdroższe, bo agencja poniosła już koszt biletu i kwatery, a klient nadal czeka na obsadę. Przyczyny i sposoby ich ograniczania opisuje poradnik rotacja pracowników tymczasowych w agencji pracy.
Jak obniżyć koszt bez kupowania większej liczby ogłoszeń
Większość oszczędności siedzi w mianowniku, nie w budżecie reklam. Każda dodatkowa osoba, która zostaje, obniża koszt jednej obsady bez dopłacania do ogłoszeń.
- Odpowiadaj szybciej. Ustal, kto oddzwania w ciągu kilku godzin i kto go zastępuje. To najtańsza zmiana.
- Pisz w ofercie konkret. Podaj stawkę brutto, koszt kwatery, termin pierwszej wypłaty i sposób dojazdu. Kandydat, który to wie, rzadziej odpada po rozmowie.
- Odpowiadaj na opinie. Kandydat sprawdza opinie przed wyjazdem. Rzeczowa odpowiedź na zarzut o wypłatę albo kwaterę skraca drogę od zgłoszenia do wyjazdu. Jak to robić, opisuje poradnik negatywna opinia o agencji pracy.
- Pokazuj aktualne oferty. Oferta z datą startu, przy której kandydat widzi, że jest wolne miejsce, ogranicza dopytywanie i puste oddzwonienia. Zasady publikacji opisuje tekst ogłoszenie o pracę za granicą dla agencji.
- Mierz osobno kraje i stanowiska. Średnia ze wszystkich kierunków ukrywa, który z nich zjada czas rekruterów.
Po stronie kandydata te same elementy widać na stronach takich jak agencje pracy w Holandii czy praca Holandia od zaraz z zakwaterowaniem, gdzie oferta i opinie stoją obok siebie. Przejęcie profilu agencji zajmuje kilka minut na stronie dla agencji.
Który plan profilu pasuje do skali agencji
Kierunek odpowiada mniejszej skali publikacji, Trasa szerszej rekrutacji, a Sieć obsłudze oddziałów i marek. Wybierz plan według liczby aktywnych ofert i odpowiedzi na opinie potrzebnych w miesiącu. Ceny i limity są pobierane z konfiguracji portalu.
| Plan | Cena miesięczna netto | Miesięcznie przy płatności rocznej netto | Aktywne oferty | Odpowiedzi miesięcznie |
|---|---|---|---|---|
| Kierunek | 199 zł | 99 zł | 3 | 30 |
| Trasa | 449 zł | 224 zł | 15 | 200 |
| Sieć | 999 zł | 499 zł | 60 | 1000 |
Jeśli obsadzasz stanowiska w Holandii, zobacz też poradnik rekrutacja pracowników do Holandii dla agencji pracy.
Ceny netto, do każdej kwoty doliczamy 23% VAT. Wariant roczny oznacza płatność za rok z góry. Pełne warunki sprawdzisz w cenniku profilu agencji. Zestaw porównaj z własnym kosztem na osobę, która została, i oceń, czy kilka dodatkowych wyjazdów w miesiącu zwraca koszt planu.
Najczęstsze pytania
Jak obliczyć koszt pozyskania pracownika w agencji?
Zsumuj w miesiącu wydatki na ogłoszenia, czas rekruterów, obsługę dokumentów i organizację wyjazdu. Podziel wynik przez liczbę osób, które wyjechały i przepracowały ustalony okres, na przykład cztery tygodnie. Osoby, które zrezygnowały przed wyjazdem, zostają w kosztach, ale nie w mianowniku.
Jakie koszty wchodzą w koszt pozyskania pracownika?
Ogłoszenia i promocja, czas rekrutera i koordynatora, rozmowy i weryfikacja dokumentów, badania i szkolenia opłacane przez agencję, bilet lub transport do czasu zwrotu oraz kwatera w dniach bez pracy. Dolicz też koszt osób, które odpadły po drodze.
Czy agencja może przerzucić koszt pozyskania na pracownika?
Nie w formie opłaty za samo skierowanie do pracy za granicą. Agencja może rozliczać wyłącznie udokumentowane koszty zapisane w umowie, na przykład przelotu czy kwatery. Rozliczenia sprawdź w ustawie o rynku pracy i służbach zatrudnienia oraz z prawnikiem.
Które źródło kandydatów jest najtańsze dla agencji?
Nie ma uniwersalnej odpowiedzi, bo wynik zależy od kraju, stanowiska i sezonu. Najczęściej najniższy koszt na osobę, która została, dają polecenia i powracający pracownicy, ale tylko wtedy, gdy opinie o agencji są dobre. Porównuj źródła tą samą miarą z tego samego okresu.
Jak obniżyć koszt pozyskania pracownika do pracy za granicą?
Skróć czas od zgłoszenia do odpowiedzi rekrutera, podawaj w ofercie stawkę, kwaterę i termin, odpowiadaj na opinie i ogranicz odejścia w pierwszym tygodniu. Każda osoba, która zostaje do końca kontraktu, obniża koszt jednej obsady.