Jakie przepisy regulują agencje zatrudnienia
Od 2025 roku zasady prowadzenia agencji zatrudnienia określa ustawa z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Zastąpiła ona wcześniejsze przepisy o promocji zatrudnienia. Jeśli agencja ma zatrudniać pracowników tymczasowych, obowiązuje ją dodatkowo ustawa z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, która reguluje relację agencji, pracownika i pracodawcy użytkownika.
Rejestr agencji zatrudnienia, znany jako KRAZ, prowadzą marszałkowie województw. Rejestr jest publiczny, a każda osoba może w nim sprawdzić, czy agencja ma wpis i jakie usługi może świadczyć. Wyszukiwarka i informacje o rejestrze są dostępne pod adresem stor.praca.gov.pl. Więcej o samym rejestrze piszemy w przewodniku o rejestrze agencji zatrudnienia KRAZ.
Rodzaje usług agencji zatrudnienia
Wpis do rejestru obejmuje konkretne rodzaje usług. Przed złożeniem wniosku zdecyduj, czym agencja ma się zajmować, bo od tego zależą obowiązki i ryzyka.
| Usługa | Na czym polega | Kto jest pracodawcą kandydata |
|---|---|---|
| Pośrednictwo pracy w Polsce | Dobór kandydatów dla pracodawców w kraju | Firma, która zatrudnia kandydata |
| Kierowanie do pracy za granicą u pracodawcy zagranicznego | Rekrutacja do pracy u firmy za granicą | Pracodawca zagraniczny |
| Praca tymczasowa | Zatrudnianie pracowników i kierowanie ich do pracodawcy użytkownika | Agencja |
| Doradztwo personalne | Wsparcie pracodawców w doborze kadr | Nie dotyczy |
| Poradnictwo zawodowe | Pomoc w wyborze zawodu i ścieżki kariery | Nie dotyczy |
Agencja pracy tymczasowej ponosi największą odpowiedzialność, bo jest pracodawcą: wypłaca wynagrodzenie, odprowadza składki, udziela urlopu i pilnuje limitów czasu pracy u jednego pracodawcy użytkownika.
Wpis do rejestru KRAZ krok po kroku
- Załóż firmę. Agencję może prowadzić przedsiębiorca wpisany do CEIDG albo spółka wpisana do KRS. Uwzględnij odpowiednie kody działalności.
- Ustal zakres usług. Zdecyduj, które usługi z tabeli wyżej chcesz świadczyć.
- Przygotuj wniosek. Wniosek o wpis do rejestru agencji zatrudnienia składa się do marszałka województwa właściwego ze względu na siedzibę firmy. Można to zrobić elektronicznie.
- Złóż oświadczenia. Do wniosku dołącza się oświadczenia o spełnianiu warunków ustawowych, składane pod rygorem odpowiedzialności karnej.
- Sprawdź, czy wniosek wymaga opłaty. Aktualne zasady, wzory i ewentualne opłaty podaje urząd marszałkowski twojego województwa oraz serwis rejestru.
- Odbierz certyfikat. Po dokonaniu wpisu marszałek wydaje certyfikat z numerem wpisu. Dopiero od tej chwili możesz świadczyć usługi objęte wpisem.
Przed złożeniem wniosku przeczytaj formularz w całości i przygotuj dane z rejestru firmy, adres siedziby i adresy miejsc świadczenia usług. Błędy formalne wydłużają postępowanie, bo urząd wzywa do ich uzupełnienia. Jeśli planujesz kilka rodzajów usług, wpisz je od razu, zamiast rozszerzać wpis po kilku tygodniach.
Numer wpisu warto pokazywać w ofertach pracy, umowach i na stronie internetowej. Kandydaci coraz częściej sprawdzają go przed wyjazdem, a brak numeru budzi nieufność.
Warunki wpisu i dokumenty
Ustawa określa warunki, które musi spełnić podmiot ubiegający się o wpis, i katalog sytuacji, w których marszałek odmawia wpisu. Do typowych wymagań należą:
- prowadzenie działalności gospodarczej zgodnie z przepisami,
- brak zaległości w podatkach i składkach na ubezpieczenia społeczne,
- niekaralność osób zarządzających za określone przestępstwa,
- prawdziwe dane we wniosku i oświadczeniach.
Pełny i aktualny katalog warunków znajdziesz w ustawie o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Warunki trzeba spełniać przez cały czas działalności, a nie tylko w dniu złożenia wniosku. Marszałek może skontrolować agencję i wykreślić ją z rejestru, gdy przestaje spełniać wymagania.
Obowiązki po wpisie i sprawozdanie roczne
Wpis to początek, a nie koniec formalności. Najważniejsze obowiązki agencji to:
- sprawozdanie roczne o działalności, składane marszałkowi do 31 stycznia za poprzedni rok. Brak sprawozdania może skończyć się wykreśleniem z rejestru,
- informowanie marszałka o zmianach danych we wpisie, na przykład adresu czy zakresu usług,
- zakaz pobierania opłat od osób kierowanych do pracy za samo skierowanie, z wyjątkami przewidzianymi przy pracy za granicą,
- zakaz dyskryminacji kandydatów, między innymi ze względu na płeć, wiek, narodowość czy przekonania,
- umieszczanie numeru wpisu w ofertach pracy i dokumentach.
Do sprawozdania potrzebne są dane z całego roku: liczba osób skierowanych do pracy, kraje, rodzaje usług. Najprościej zbierać je na bieżąco w jednym arkuszu albo w systemie rekrutacyjnym, a nie odtwarzać w styczniu z maili i umów. Agencja pracy tymczasowej powinna też prowadzić ewidencję okresów skierowań każdego pracownika do każdego pracodawcy użytkownika, żeby nie przekroczyć ustawowego limitu.
Dobrą praktyką jest prowadzenie kalendarza obowiązków z terminami sprawozdań i kontroli wewnętrznej umów. Wykreślenie z rejestru oznacza przerwę w działalności i utratę zaufania klientów.
Kierowanie do pracy za granicą i praca tymczasowa
Agencja, która kieruje Polaków do pracy w Holandii, Niemczech, Belgii czy Norwegii, ma dodatkowe obowiązki. Przed wyjazdem kandydat powinien dostać na piśmie umowę z agencją określającą między innymi pracodawcę zagranicznego, okres zatrudnienia, warunki pracy i płacy oraz zasady pokrywania kosztów. Kraje docelowe mają też własne wymogi: w Niemczech udostępnianie pracowników wymaga niemieckiego zezwolenia, w Norwegii firmy zatrudnienia tymczasowego muszą być wpisane do rejestru prowadzonego przez Arbeidstilsynet.
Jeśli agencja zatrudnia pracowników tymczasowych w Polsce, musi pilnować limitu 18 miesięcy w okresie 36 miesięcy u jednego pracodawcy użytkownika i zasady równego traktowania. Szczegóły opisujemy w poradniku o prawach pracownika tymczasowego w Polsce. Agencja, która zna te zasady i stosuje je w umowach, ma mniej sporów i lepsze opinie.
Reputacja agencji i opinie pracowników
Kandydaci wybierają agencję coraz częściej po opiniach innych pracowników. Na Zatrudnieniach pracownicy oceniają agencje w sześciu kategoriach: wypłata na czas, zgodność z ofertą, zakwaterowanie, transport, koordynator oraz umowa i potrącenia. Nowa agencja, która od początku płaci terminowo i zapisuje warunki w umowie, buduje dobrą ocenę szybciej niż jakakolwiek reklama.
Krytyczna opinia nie musi szkodzić. Rzeczowa odpowiedź agencji, która wyjaśnia sprawę albo pokazuje, co zostało poprawione, często mówi kandydatom więcej niż sama ocena. Jak ją napisać krok po kroku, z wzorami na zarzuty o wypłatę i kwaterę, opisujemy w poradniku negatywna opinia o agencji pracy. Najczęstsze zarzuty dotyczą potrąceń, mieszkania i opóźnień w wypłacie, więc to te obszary warto uporządkować w pierwszej kolejności.
Agencja może przejąć swój profil na Zatrudnieniach, odpowiadać na opinie, uzupełnić dane i publikować oferty. Zasady opisujemy na stronie dla agencji pracy, a plany i ceny znajdziesz w cenniku.
Gdy masz już wpis, pierwszym zadaniem jest nabór. Kanały, obowiązkowe dane w ofercie i wzór dobrego ogłoszenia opisujemy w poradniku gdzie dać ogłoszenie o pracę za granicą jako agencja.
Najczęstsze pytania
Czy do prowadzenia agencji pracy potrzebny jest wpis do KRAZ
Tak. Świadczenie usług pośrednictwa pracy, pracy tymczasowej, poradnictwa zawodowego, doradztwa personalnego i kierowania do pracy za granicą wymaga wpisu do rejestru agencji zatrudnienia. Działanie bez wpisu jest niezgodne z prawem.
Gdzie składa się wniosek o wpis do rejestru agencji zatrudnienia
Do marszałka województwa właściwego ze względu na siedzibę firmy. Wniosek można złożyć elektronicznie, a po dokonaniu wpisu marszałek wydaje certyfikat.
Co grozi za brak rocznego sprawozdania
Agencja składa marszałkowi informację o działalności za poprzedni rok do 31 stycznia. Niezłożenie sprawozdania może skutkować wykreśleniem z rejestru, a po wykreśleniu nie wolno świadczyć usług agencji.
Czy agencja może pobierać opłaty od kandydatów
Nie za samo skierowanie do pracy. Przepisy zakazują pobierania od osób kierowanych do pracy opłat za usługi agencji, z wyjątkami dotyczącymi określonych kosztów przy kierowaniu do pracy za granicą. Szczegóły sprawdź w ustawie o rynku pracy i służbach zatrudnienia.